01Das Protokoll ist ein Foto, kein Stand
Ein Besprechungsprotokoll hält fest, was an einem Tag gesagt wurde. Das ist wertvoll und manchmal rechtlich nötig. Was es nicht kann: sagen, was heute gilt. Dafür müsste jemand zwanzig Protokolle lesen und im Kopf zusammenrechnen, welche Entscheidung eine frühere ersetzt hat.
02Drei Dinge, die jedes Projekt produziert
- Entscheidungen: mit Begründung und Datum. „Fenster in Holz-Alu statt Kunststoff, wegen der Vorgaben des Denkmalschutzes, 14.03.“
- Offene Fragen: mit verantwortlicher Person. „Wer klärt die Traufhöhe mit dem Amt? Zuständig: A. Berger, bis KW 12.“
- Annahmen: als solche markiert, bis jemand sie bestätigt. „Wir gehen davon aus, dass der Bestandsplan stimmt.“
Diese drei stehen heute mitten im Fließtext des Protokolls, und genau deshalb findet sie später niemand wieder.
03Was blockiert was?
Offene Punkte hängen voneinander ab, und das ist die Information, die vor einem Phasenübergang zählt. Wenn die Traufhöhe nicht geklärt ist, hängt daran die Entscheidung über das Dach, und daran die Freigabe der Leistungsphase. Ein Register, das diese Abhängigkeit festhält, beantwortet die Frage „Können wir abschließen?“ in einer Minute statt in einer Sitzung.
04Ein Register, das in Word oder Excel funktioniert
Zwei Tabellen, die ans Ende des Protokolls gehören. Mehr braucht der Anfang nicht:
| Entscheidung | Begründung | Datum | Wer | Ersetzt |
|---|
| Offener Punkt | Verantwortlich | Bis | Status | Blockiert |
|---|
Eine Vorlage zum Herunterladen stellen wir bereit, sobald sie zwei Büros im Alltag getestet haben. Bis dahin: abtippen. Die Spalten sind die ganze Methode.
05Wo KI die Arbeit abnimmt
Aus Notizen oder einem Mitschnitt ein sauberes Protokoll zu machen, ist heute der häufigste KI-Einsatz im Büro: 58 Prozent der KI-nutzenden Architekt:innen tun genau das. Der nächste Schritt ist der interessante: Der Assistent trägt die Entscheidungen und offenen Punkte gleich ins Register ein, statt sie im Fließtext zu lassen.
Quelle: Architektenbefragung der Bundesarchitektenkammer 2025, zitiert nach DABonline.
Die Zahlen im Überblick06Wenn das Register lebt
Genau dafür bauen wir kontekst knowledge: Entscheidungen, offene Fragen und Annahmen sind eigene Einträge am Projekt statt Absätze im Protokoll, euer Assistent sortiert sie beim Schreiben ein, und eine Liste zeigt, was offen ist und was es aufhält.
Für die Projektleitung