Das Protokoll sagt, was besprochen wurde. kontekst knowledge sagt, wo das Projekt steht.
Entscheidungen, die gelten. Entscheidungen, die ersetzt wurden. Fragen, die noch offen sind, und was an ihnen hängt.
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Für die Projektleitung
Der Stand statt des Stapels
Ein Protokoll ist eine Momentaufnahme. Wer wissen will, was heute gilt, liest zwanzig davon und hofft, nichts übersehen zu haben. Hier steht jede Entscheidung einmal, mit Datum und Begründung; wird sie ersetzt, bleibt die alte sichtbar und die neue gilt.
Offene Punkte, und was sie blockieren
Was blockiert gerade die Leistungsphase 3, und wer ist dran? Offene Fragen haben eine verantwortliche Person und einen Status, und sie hängen an dem, was sie aufhalten. Eine Liste zeigt, was offen ist; eine Karte zeigt, was womit zusammenhängt.
Annahmen bleiben Annahmen
„Wir gehen davon aus, dass der Bestandsplan stimmt“ ist keine Entscheidung. Annahmen werden als solche festgehalten und bleiben sichtbar, bis jemand sie bestätigt oder widerlegt.
Du schreibst weiter dein Protokoll
Der Einstieg ist das Dokument, das du ohnehin schreibst. Entscheidungen und Fragen werden darin zu eigenen Blöcken, und dein Assistent sortiert sie aus deinen Notizen ein. Keine doppelte Arbeit.
Entscheidungen, die ersetzt wurden
Wird eine Entscheidung ersetzt, bleibt die alte sichtbar und die neue gilt, mit Datum und Begründung.
Übergaben
Übergaben, die man lesen kann
Urlaubsvertretung, neue Kollegin, ein Projekt mittendrin übernommen: Der Stand ist aufgeschrieben, mit seinen Gründen. Was früher ein Telefonat war, ist jetzt eine Seite.
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